淺談怎樣做好項目部辦公室工作
發(fā)布日期：2015-12-18
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摘要：項目部辦公室作為綜合辦事機構(gòu)，起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障作用。積極做好辦公室工作是新形勢下項目部黨、政和思想政治工作對辦公室提出的新要求。做好項目部辦公室工作，不但可以提高辦公管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化水平，促進辦公室人員提高素質(zhì)、更新知識、增強能力，提高辦文的主動性，辦事的前瞻性，而且可以促進項目部的全面建設(shè)。
關(guān)鍵詞：項目部 ?綜合辦公室 ?工作作風(fēng)
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? ? 項目部辦公室作為綜合辦事機構(gòu)，起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障作用。積極做好辦公室工作是新形勢下項目部黨、政和思想政治工作對辦公室提出的新要求。怎樣做好項目部辦公室工作，提高辦公管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化水平，促進辦公室人員提高素質(zhì)、更新知識、增強能力，提高辦文的主動性，辦事的前瞻性，從而促進項目部的全面建設(shè)，筆者認為應(yīng)從以下六個方面入手。
? ? 一、立足全局，當(dāng)好參謀。
? ? 這是對辦公室工作最基本的要求，辦公室人員要努力提高為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀的水平，要由被動應(yīng)付向適應(yīng)新情況、多做主動性的工作轉(zhuǎn)變。要站在全局的高度看問題、想事情，要有整體觀念，著眼于整體工作和實效。必須隨時與項目部的總體工作部署保持一致，緊緊圍繞工作中心，及時了解領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的難點、熱點、重點問題。為領(lǐng)導(dǎo)提供詳細可靠的資料，積極配合，主動參與，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀助手。項目部各種來文很多，建設(shè)單位、監(jiān)理部、地方政府、項目部、集團公司、公司各種文件、電文等，辦公室人員首先要進行篩選，認真閱讀，把握重點，把一些帶政策性和需要各部門、施工單位落實的內(nèi)容，及時向項目部領(lǐng)導(dǎo)提出落實意見，呈送給領(lǐng)導(dǎo)批示，然后發(fā)文執(zhí)行。辦公室人員要努力做到報送信息有質(zhì)量，提建議有價值，擬文稿有創(chuàng)意。要圍繞項目部關(guān)心的重大問題抓好調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實情況和可靠依據(jù)。為領(lǐng)導(dǎo)提供指導(dǎo)性、針對性、可操作性強的工作預(yù)案，使辦公室真正成為項目領(lǐng)導(dǎo)的參謀部、智囊團。同時要抓好工作部署和貫徹落實。提升執(zhí)行力和落實力是新時期對項目辦公室提出的新要求，黨的各項方針政策和上級的各項工作任務(wù)都是通過各級領(lǐng)導(dǎo)干部向群眾貫徹落實的，辦公室人員要牢固樹立協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓落實的意識，不斷加大督查力度，改進督查工作方法，建立有效的督查運行機制。
? ? 二、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，綜合協(xié)調(diào)。
? ? 在工作中，總會遇到各種各樣的問題，問題處理得好壞，協(xié)調(diào)很重要。對于復(fù)雜問題、重大問題，辦公室要主動協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)當(dāng)起協(xié)調(diào)的任務(wù)和責(zé)任。要在職能范圍內(nèi)，協(xié)調(diào)部門之間由于職能交叉產(chǎn)生的工作矛盾，減少扯皮推諉現(xiàn)象。使多數(shù)人的力量匯成一股合力，把單獨的行動匯成群體的行動，共同完成任務(wù)。辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門，擔(dān)負著項目部黨政事務(wù)和處理上下左右關(guān)系等職能，每天的工作都是新的，工作繁雜、瑣碎，很多工作不可預(yù)測，也難以量化。但是我們必須踐行“服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)好部門、服務(wù)好員工”的工作理念，始終保持高昂的工作激情，更高的工作效率，更優(yōu)秀的服務(wù)質(zhì)量，更順暢的運轉(zhuǎn)機制。在迎來送往中，按照領(lǐng)導(dǎo)的要求，本著“少花錢、多辦事、辦成事”的原則，做到“笑迎四方客、情系千萬人”，要文明待人，禮貌服務(wù)、周到謙遜，使來辦事的同志有“賓至如歸”之感。
? ? 三、健全制度，科學(xué)管理。
? ? 俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”。對于辦公室來說，沒有規(guī)矩，工作就無法開展。辦公室的任務(wù)主要是，文稿起草，督促檢查，機要保密，會務(wù)接待，車輛管理，企業(yè)文化建設(shè)等。辦公室人員應(yīng)在日常工作中認真積累實踐經(jīng)驗，不斷規(guī)范辦文辦事的內(nèi)容和程序，要圍繞職能建設(shè)制定符合實際，操作性強的實施辦法和行之有效的保證措施，不斷完善日常管理的規(guī)章制度。實踐證明，健全工作制度，堅持按規(guī)矩辦事，是辦公室工作高效運轉(zhuǎn)的可靠保證。只要做到制度完善，責(zé)任明確，程序合理，才能從制度上防止“錯、漏、差、慢”等現(xiàn)象的發(fā)生。因此，辦公室工作每辦理一份文件，安排一次會議，受理一個問題，協(xié)調(diào)一件事情，都有可能遇到意想不到的問題。對于隨時可能遇到的突發(fā)情況，既要按照制度處理，也不能搞教條主義，簡單地恪守成規(guī)。而要善于開動腦筋，隨機應(yīng)變，把按制度辦事與見機行事結(jié)合起來，使辦公室工作既井然有序，又充滿活力；既高效運轉(zhuǎn)，又忙而不亂。
? ? 四、明確責(zé)任，發(fā)揮合力。
? ? 辦公室是聯(lián)絡(luò)各部門的紐帶，也是上傳下達、下情上傳的“中轉(zhuǎn)站”，做好辦公室工作，充分發(fā)揮每一個工作人員的主觀能動性，充分調(diào)動他們的工作積極性，不為名，不為利，踏實工作，不求表揚，全身心地投入到各項工作中去，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和工作水平，努力達到領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)和基層的滿意。按照“服務(wù)現(xiàn)場創(chuàng)一流，從嚴要求樹形象”的要求努力做好辦公室工作。因此，在部門內(nèi)部，首要的是明確階段性目標(biāo)，對重點工作進行合理分工，做到事情細分到人，責(zé)任落實到人，提高辦文、辦事、辦會等各項服務(wù)工作的速度和質(zhì)量。工作不厭其煩，井然有序，不錯辦、不漏辦、不誤辦。分清輕重緩急，把各項工作做好。力爭做到“三個不讓”：不讓上級交辦的工作和正在辦理的文電在我這里延誤，不讓來辦公室辦事的同志在我這里受到冷落，不讓企業(yè)的形象在我這里受到損害。
? ? 五、創(chuàng)新機制，超越自我。
? ? 創(chuàng)新是做好各項工作永恒的動力。做好辦公室工作要努力實現(xiàn)工作思路的五個轉(zhuǎn)變，一是工作重點要從完成具體事務(wù)向善于抓大事、謀全局、當(dāng)高參轉(zhuǎn)變；二是工作目標(biāo)從滿足于做好當(dāng)前工作向善于主動服務(wù)、超前謀劃轉(zhuǎn)變；三是工作方式從被動應(yīng)付向自覺思考、創(chuàng)造性開展工作轉(zhuǎn)變；四是服務(wù)對象從注重為領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)內(nèi)部服務(wù)向外向型服務(wù)、全方位服務(wù)轉(zhuǎn)變，強化公共服務(wù)職能；五是工作力量從主要依靠內(nèi)部人員向協(xié)調(diào)各方力量，協(xié)同作戰(zhàn)轉(zhuǎn)變。因此，辦公室服務(wù)職能的實現(xiàn)，必須依靠良好的工作機制。辦公室人員要有新觀念，變被動為主動，避免工作思路不明晰，工作安排無條理，工作成效不明顯，上下左右不滿意的局面。要做到提前預(yù)測，主動出擊。要不斷拓展工作內(nèi)容，在“深化服務(wù)職能，創(chuàng)新工作機制，打造團隊精神”三個方面開展卓有成效的工作。
? ? 六、加強學(xué)習(xí)，提高效率。
? ? 新的形勢給辦公室工作人員提出了新的要求，辦公室人員應(yīng)具備給領(lǐng)導(dǎo)能謀、站起來能說、坐下能寫、出去能干的綜合素質(zhì)。辦公室擔(dān)負著為領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的任務(wù)，日常不注意加強學(xué)習(xí)和不斷更新知識，就無法勝任工作。為此，一要提高辦公室人員的政策理論素質(zhì)，確保在工作嚴格按照政策辦事。辦公室人員要把學(xué)習(xí)擺在一個很重要的位置上。日常要注重政治、經(jīng)濟理論學(xué)習(xí)，還要研究政策法規(guī)，學(xué)習(xí)有關(guān)業(yè)務(wù)知識以及熟練掌握辦公自動化。成功代表過去，能力代表今天，學(xué)習(xí)力代表將來。這就需要利用各種機會不斷充實、更新知識，學(xué)無止境，終身學(xué)習(xí)，這是辦公室人員必備的素質(zhì)。要把勤學(xué)、勤政兩者統(tǒng)一起來，以高度的事業(yè)心和責(zé)任心深入施工現(xiàn)場，搞好調(diào)查研究，傾聽員工真實呼聲，為提高辦事效率提供思路，努力在平凡的崗位上出成績，出亮點，為項目部和公司乃至集團公司“超常規(guī)，爭第一”，實現(xiàn)跨越式發(fā)展展示良好的窗口形象。
? ? ?（作者單位：中鐵十六局集團貴陽軌道交通2號線一期土建15標(biāo)項目部 ?陳世雄/文）
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參考文獻：
[1]范春科.如何做好項目部綜合辦公室工作[J].科技信息.2010.11
[2]陳瑩瑩.施工企業(yè)項目辦公室工作探討[J].中外企業(yè)家.2014.5
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